Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur to jedno z największych wdrożeń technologicznych w sektorze publicznym ostatnich lat. Dla firm i biur rachunkowych oznacza to drugą – i ostatnią – szansę na świadome i uporządkowane przygotowanie się do zmian.
To już pewne. KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku
Według szacunków Ministerstwa Finansów obowiązek e-fakturowania obejmie ponad dwa miliony firm w Polsce, a w szczycie działania system będzie obsługiwać kilkanaście milionów faktur dziennie.
Obowiązek KSeF jest już wpisany do ustawy – prezydent podpisał ją 27 sierpnia 2025 r. Nowelizacja potwierdza nowe daty wejścia w życie systemu:
- 1 lutego 2026 – dla dużych przedsiębiorstw,
- 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych podatników VAT,
- 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych podmiotów zwolnionych z VAT.
Tak jak zapowiedziało wcześniej Ministerstwo Finansów KSeF 2.0 zostanie wdrożony w bardziej przemyślanym kształcie. Podstawowe założenia pozostają niezmienne – centralne wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych – jednak wiele elementów technicznych i organizacyjnych zostanie przebudowanych. System ma oferować uproszczone formaty i struktury danych, tryb awaryjny z możliwością wystawiania faktur offline, nowe mechanizmy autoryzacji i API, które ma zwiększać bezpieczeństwo oraz możliwość pobierania dokumentów w różnych formatach, w tym PDF.
KSeF przyniesie zmianę w sposobie wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Integracja z systemem ma przyspieszyć obieg dokumentów, usprawnić komunikację z administracją oraz pozwolić na bezpłatne przechowywanie dokumentów – czytamy w komunikacie.
Nowa wersja KSeF zmienia także sposób pracy biur rachunkowych. Faktury trafiają bezpośrednio do systemu, co wymaga aktualizacji procesów księgowania i obiegu dokumentów, nowego modelu komunikacji z klientami, nadzoru nad kompletnością i terminowością danych oraz integracji z systemami księgowymi i bankowymi. Dla wielu małych biur obsługujących mikrofirmy przejście na KSeF bez wsparcia technologicznego może oznaczać ręczne monitorowanie setek faktur, co będzie czasochłonne i ryzykowne. Biura stają się więc nie tylko rozliczającymi, ale także partnerami technologicznymi i przewodnikami po nowym systemie.
